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如何做一个优秀的会议引导人?

任性小编 1个月以前

文章来源:圈友投稿

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如果有人问我,要成为“成熟稳重的社会人”的第一道考验是什么?我的回答一定是:做会议的引导人!


无论你是想法巨多的新人产品经理,经验缺乏的代码小白,还是精力贼旺盛的项目经理,都不可避免的会成为会议的引导者。希望本文能帮你们避开我曾经遇到的坑。


从目的的角度来分析,日常遇到的会议通常可以分为以下三类:传达信息、激发创意和做决策。第一类会议的模式是专业人士演讲+后续Q&A环节,适用于培训、知识分享等场景;第二类会议需要与会众人激发创意、头脑风暴,引导人可以根据具体情况巧用创意工具比如“花苞刺”、“概念海报”等;本文这次重点聚焦在第三类会议的引导,做决策。


随着扁平化的管理方式的普遍,做决策的方式也不再局限于经理一人决策、少数服从多数还有参与式决策。


会前准备:


第一件事:准确的识别参会人员

  • 发起人:阐述会议目的,解决与会人员的问题。通常兼任会议引导人;

  • 实施相关方:方案的产出人、执行人;

  • 专家:必要时参会,提供方案或者评审方案;

  • 职能经理:提供资源支持的人。


第二件事:确保与会人员明确会议主题

可以通过线上、当面沟通等方式先行通知,避免正式会议浪费过多时间或是出现干系人识别错误的情况。


第三件事:设计合理的会议议程

每段议程要有明确目标及产出结论。

根据会议精力集中时间的调查,时间应控制在20分钟内。


第四件事:提前分模块讨论

当与会人员众多时,可以在正式决策会议之前进行分模块单独讨论,这种方式可以避免正式的大型会议上出现各自讨论的混乱情况。


会中进度、方向把控:


第一件事:议程节奏把控

需要将与会众人的精力集中到当前议程的目标中,其他重要问题若与当前议程内容相关度不大可先做记录后续讨论。每段议程输出的结论需要记录。


第二件事:时长控制

如果出现众人各执一词,决策迟迟定不下来的情况要反思对于与他们息息相关的决策所提的意见和建议是否真正被采纳。


参与式决策是基于从所有团队成员得到的信息重新构思问题解决方案的流程。而不是妥协,妥协意味着为了一个想法放弃另一个,而重新构思意味着将想法结合起来。


会后反馈:


第一件事:输出会议纪要,公布会议结论。

第二件事:(如有)待确认事项跟踪。

确认的结论通知与会人员,组织后续针对性讨论会议。


作为项目经理的我们,常常要组织大大小小的会议,如何确保会议有产出而不是众人的时间浪费是我们需要一直关注的问题。前路漫漫与君共勉!


(完)

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