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“在家办公保平安”:项目经理必备的几个远程协同工具

任性小编 1个月以前

今天是大家节后返工第一天,因为新型肺炎,今天也是很多人开启远程办公模式的第一天。

但对于一些项目经理来说,他们没有假期可言,春节刚过没几天,他们就已经在家中“复工”了。。。

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拿钉钉团队来说,在春节假期期间,根据浙江卫健委需求,他们用仅仅一天的时间,就交付了一个项目——上线新型肺炎公共服务平台。

可以说,钉钉团队很好地演示了一个远程协同完成项目的的典型案例。 

这种模式能大大节省通勤时间和办公场地等成本,但“远程办公”却没有真正流行起来,为什么?

原因有很多:在家工作自制力不足,管理上鞭长莫及等等。但最关键,影响最大的因素还是:沟通效率大幅度下降。

例如:
1. 大家工作都不在眼前,项目经理没法及时跟进团队成员的工作情况。哪里出现了问题,团队成员不说,就不能第一时间发现。
2. 在项目团队中,有的开发人员性格内向,遇到困难的时候,在远程的环境下,很容易自己钻牛角尖默默解决,却压着问题不汇报,。
3. 原本找同事商量工作,就一扭头的事儿,现在却要通过发消息传达,对方看没看见,什么时候回复,都成了问题。

信息不对等,是项目沟通的大敌。

这种时候,聪明地利用远程协同工具,是一种非常有效的技术性策略。

▼ PingCAP的远程办公产品包
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图示的产品包大部分都是围绕GitHub为中心的国外产品。现在国内也已经开发出了很多更适用于本土的远程协同工具。

而且,为应对特殊时期的远程办公需求,国内很多企业纷纷升级了旗下的协同工具产品,免费开放了相关的功能和系统。

环环整理了其中一些,供大家挑选使用。


01

远程沟通协作工具



 阿里钉钉 

疫情期间,钉钉宣布正式对1000万家企业组织发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案。主功能如下:


1. 远程视频会议; 
2. 保障消息精准触达的DING功能;
3. 在分散办公的情况下,保障效率的网上办公基础功能:日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡,日志汇报、项目群等。



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不仅如此,钉钉还全新上线了“员工健康”服务,面对所有企业组织免费。员工可以通过“员工健康”每日报平安,这样的功能便于企业快速搜集、实时统计每人健康信息。

 企业微信 

对于负责庞大项目的项目经理,或者项目集经理来说,企业微信这期间开放的百人在线会议和紧急通知功能 ,是非常有用的。

▼ 企业微信会议中的演示文件

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一方面减少了人员的面对面接触,另一方面用户可以随时随地发起会议,会议过程中,可投屏演示文档或屏幕,支持实时标注演示内容。

此外,企业微信上还有大量第三方应用使用,比如,问卷星,很方便当前对员工的防疫情况进行调查、ProcessOn作图、思维导图,帮助提高工作效率。

 飞书 

2020年1月28日—5月1日期间,字节跳动旗下的办公套件飞书也向所有用户开放了免费远程办公及视频会议等服务。

免费开放期间,飞书将提供包括但不限于以下服务的具体支持:


商业版完整办公套件 
不限时长的音视频会议 
无限量在线文档和表格协作 
每位用户100G云存储服务 
7*24小时咨询服务 
远程打卡及审批管理
……



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此外,飞书还对在免费时间期限内申请的所有湖北地区医院、学校及公益组织,提供三年的商业版免费使用服务。


02

远程项目管理工具




 Teambition 

作为阿里旗下的项目协同工具,Teambition也同样宣布,在2月1日至5月1日期间,企业版将不限人数免费试用,参与抗击疫情的机构、企业等可升级至企业专业版。

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与一般在线沟通工具不同,Teambition更聚焦于围绕事的远程协同能力,例如项目协同、任务协同等。


Teambition这次开放涉及到的功能包括:项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计等。

03

远程文档协作工具


 石墨文档 

在项目前期策划阶段,从构思开始,第一个会使用的工具可能就是在线文档。

石墨文档作为一款支持云端实时协作的企业办公服务软件,可以实现多人同时在同一文档及表格上进行编辑和实时讨论,同步响应速度达到毫秒级。

同时,为共同战“疫”,石墨文档发布公告称:用户可一键领取石墨文档疫情防控模板,公益组织可以免费申请企业高级版。

 金山文档 

2020年2月1日-5月1日,金山办公旗下“WPS+一站式办公平台”发布了整套远程办公可行性方案。

这套可行性方案包括:


利用WPS日历进行远程办公工作计划制订与分享,同步全员工作规划;使用WPS表单、协作表格收集更新每日员工身体健康状况;共享标准、全面的公共文档,保证全员及时获取最新的公司文件,保证业务健康运转。

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 腾讯文档 

目前腾讯文档支持word、excel、PPT在线共同编辑,以及在word、PPT上进行远程演示和远程会议的功能。

以远程开会为例,复制PPT链接给好友后,选择“开始远程演示”,就能将PPT分享给在不同地方的同事观看。

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开项目会议时,项目经理还能控制参会者的翻页权限,用激光笔实时指向要讲述的信息点,避免大家思路不同步。


写在最后

除了工具的使用外,项目经理还应在管理上做出应变。既然远程办公时,沟通尤其重要,那么就,一定要加强定期的沟通。

建议大家在这期间,可以加入两个制度:第一个制度是早会制度;  第二个制度是晚报告制度。   


这两个制度是远程工作有效率地基本保障,一方面加强了沟通,一方面也让在家工作更有哦仪式感。

除此之外,项目经理还需要将任务拆解得足够细,在前期沟通需要反复确认,是否和远程工作的同事达成一致,这个环节需要非常的重视。

最后请记住,远程工作的环境下,一定要比面对面的环境更频繁地去沟通,才能有效保障项目的进度。

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